Checklist incassobrief

Zie ook: Een incassobrief ontvangen, wat doe je daar tegen?


Checklist incassobrief

1. Klopt de vordering?

2. Bent u in verzuim?

3. Heeft u een aanmaning ontvangen?

4. Zijn de aanmaningskosten niet te hoog?

5. Is de vordering verjaard?

Toelichting bij vraag 1

Indien u een incassobrief ontvangt, verifieer eerst of de vordering klopt. Heeft u inderdaad dit product besteld dan wel deze dienst geleverd gekregen? Zo nee: u bent niets verschuldigd. Neem contact op met de schuldeiser om de vordering te betwisten. Doe dit altijd per aangetekend schrijven of per email en bewaar de bewijzen van deze correspondentie.

NB: producten die u ongevraagd zijn toegestuurd, mag u houden zonder hiervoor te hoeven betalen.

Indien u het product of de dienst inderdaad heeft afgenomen, klopt het dat u hiervoor nog niet betaald heeft? Heeft u reeds (volledig) betaald, dan bent u niets verschuldigd.  Neem contact op met de schuldeiser en overleg kopieën van de betalingsbewijzen.

Klopt de vordering, ga dan naar vraag 2.

Toelichting bij vraag 2

Indien u een rekening te laat betaalt, betekent dit niet automatisch dat u incassokosten verschuldigd bent. Hiervoor is allereerst vereist dat u in ‘verzuim’ bent. U kunt op meerdere manier in verzuim geraken. De belangrijkste twee manieren worden hieronder nader toegelicht:

Verzuim na ingebrekestelling

In de regel is hiervoor vereist dat u eerst nog een schriftelijke ‘ingebrekestelling’ (betalingsherinnering) ontvangt, waarin u een redelijke termijn wordt gegeven om alsnog tot betaling over te gaan. Doet u dit niet, dan treedt na afloop van de betalingstermijn het verzuim in. Wanneer de ingebrekestelling geen betalingstermijn bevat, is deze ongeldig.

Verzuim van rechtswege

In sommige gevallen treedt het verzuim in zónder dat eerst een ingebrekestelling hoeft te worden verzonden. Dit wordt verzuim van rechtswege genoemd. Dit is doorgaans het geval bij duurovereenkomsten, waarbij maandelijks een vast bedrag wordt betaald (zoals huur) of wanneer contractueel tussen u en de schuldeiser is vastgelegd dat het verzuim van rechtswege (dus zonder nadere ingebrekestelling) intreedt bij niet tijdige betaling. Veelal wordt een en ander in de toepasselijke algemene voorwaarden (AV) geregeld. Het is dus zaak deze AV goed te bestuderen.

Indien u niet in verzuim bent, mag de schuldeiser nog geen incassokosten in rekening brengen. Wel dient in dit geval alsnog de hoofdsom te worden betaald. Advies: betaal de hoofdsom, bericht de schuldeiser dat u de incassokosten betwist omdat er (nog) geen sprake is van verzuim.

Bent u wel in verzuim, ga dan naar vraag 3.

Toelichting bij vraag 3

Indien u in verzuim bent geraakt met uw betaling, bent u als consument nog steeds geen incassokosten verschuldigd. Daarvoor is vereist dat u eerst nog een schriftelijke aanmaning heeft ontvangen, die bovendien aan bepaalde eisen moet voldoen:

- er moet een betalingstermijn van 14 dagen worden gegeven;

- u moet worden gewezen op de consequenties van niet tijdige betaling (dit zijn: er zullen incassokosten in rekening worden gebracht en de vordering kan uit handen worden gegeven aan een deurwaarder);

- het bij niet tijdige betaling in rekening te brengen (wettelijk correcte) bedrag aan incassokosten (zie hiervoor vraag 4).

Heeft u géén aanmaning ontvangen of een aanmaning, die niet voldoet aan één of meer van bovenstaande eisen, dan is er niet rechtsgeldig aangemaand en kunnen er nadien geen incassokosten worden geclaimd. Advies: betaal de hoofdsom, bericht de schuldeiser dat u de incassokosten betwist omdat er (nog) geen sprake is van een rechtsgeldige aanmaning.

Heeft u een aanmaning ontvangen die wél voldoet aan alle wettelijke eisen, ga dan naar vraag 4.

Toelichting bij vraag 4

In de wet is precies vastgelegd hoe hoog de incassokosten mogen worden vastgesteld. Bij de meeste consumentenincassozaken gaat het om relatief kleine vorderingen. Wettelijk mag bij vorderingen tot € 2500 een bedrag van 15% van de hoofdsom aan incassokosten worden gerekend, met een minimum van € 40. 

Bij de vraag of de aanmaningskosten niet te hoog zijn vastgesteld, moet u ook goed op de volgende incassotrucs letten:

Incassokosten verstoppen in de hoofdsom

Vaak heeft de oorspronkelijke schuldeiser zelf al incassokosten in rekening gebracht, alvorens de vordering over te dragen aan een incassobureau. Het incassobureau telt deze eerdere incassokosten dan op bij de hoofdsom, om over dit totaalbedrag vervolgens weer de volle 15% aan incassokosten te rekenen. Hierdoor betaalt de schuldenaar meer dan tweemaal zoveel aan incassokosten uiteindelijk. Dit is niet toegestaan. Het totaalbedrag dat oorspronkelijke schuldeiser en incassobureau aan incassokosten in rekening brengen, mag nooit de 15% van de hoofdsom (met een minimum van € 40) overstijgen.

Extra kostenposten opvoeren

In de praktijk worden geregeld naast de hoofdsom, wettelijke rente en aanmaningskosten nog andere kostenposten in rekening gebracht door incassobureaus. Bovenop de incassokosten worden dan ook nog eens (veelal vaag geformuleerde) kosten in rekening gebracht onder de noemer ‘dossierkosten’, ‘administratiekosten’, ‘registratiekosten’ etc. Dit is niet toegestaan. Alle kosten die betrekking hebben op het invorderen van de schuld, worden geacht reeds in de incassokosten inbegrepen te zijn. 

Vorderingen niet optellen

Indien de schuldeiser meerdere vorderingen heeft op dezelfde consument-schuldenaar, dan moet hij deze vorderingen eerst bij elkaar optellen en vervolgens over het totaalbedrag de incassokosten berekenen. Met name bij kleine vorderingen scheelt deze verplichte optelregeling veel geld, vanwege het minimumbedrag van € 40 dat in rekening mag worden gebracht. Toch passen incassobureaus deze optelregeling lang niet altijd toe. Stel dat de consument drie keer een dvd van elk 10 euro bestelt bij een online warenhuis en in betalingsverzuim geraakt. De schuldeiser moet dan over het totaalbedrag van € 30 euro de incassokosten berekenen, wat neerkomt op € 40. Incassobureaus proberen echter wel eens voor elke vordering afzonderlijk een aanmaning uit te brengen en aldus driemaal de volle € 40 aan incassokosten te claimen. De schuldenaar betaalt dan maar liefst € 120 in plaats van de € 40 die hij slechts verschuldigd is.

BTW onterecht in rekening gebracht

De schuldeiser mag in beginsel 21% BTW over de incassokosten in rekening brengen, echter met één belangrijke uitzondering: indien de schuldeiser zelf BTW-plichtig is, mag hij géén BTW in rekening brengen over de incassokosten. Indien de schuldeiser u dus voor zijn product of dienst BTW in rekening heeft gebracht, mag hij dit niet doen m.b.t. de incassokosten. Een zorgverzekeraar bijvoorbeeld mag dit echter wel.

Noemt de schuldeiser in de aanmaning een hoger bedrag dan u wettelijk verschuldigd bent, dan is de aanmaning ongeldig en bent u geen incassokosten verschuldigd. Het is wel aan te raden om in dit geval alsnog de hoofdsom te betalen binnen de 14-dagentermijn, voordat men u een nieuwe – wel correcte – aanmaning stuurt. Betaalt u de hoofdsom toch buiten de 14-dagentermijn, bericht de schuldeiser dan dat u geen incassokosten bent verschuldigd omdat deze in de aanmaning onjuist c.q. te hoog zijn vastgesteld. Om deze discussie te vermijden, is het echter verstandig om binnen de 14-dagentermijn te betalen.

Is het bedrag aan incassokosten in de door u ontvangen aanmaning wél correct vastgesteld, ga dan naar vraag 5.

Toelichting bij vraag 5

Het gebeurt geregeld dat u pas geruime tijd na aanschaf van het product of levering van de dienst te maken krijgt met een incassotraject, soms pas na jaren. Zeker indien u te maken heeft met een incassobureau dat oude, kleine en/of lastig inbare vorderingen opkoopt van de oorspronkelijke schuldeisers om deze vervolgens zelf te innen, is het oppassen geblazen. Niet zelden zijn deze vorderingen reeds verjaard, wat betekent dat de schuld nog wel bestaat maar betaling ervan rechtens niet meer kan worden afgedwongen. Echter, indien u een verjaarde vordering tóch betaalt, kunt u dit geld niet meer terugvorderen achteraf. Incassocowboys proberen vaak dergelijke verjaarde vorderingen alsnog betaald te krijgen door de schuldenaar flink onder druk te zetten met een stroom brieven vol dreigende taal. Veel mensen betalen dan alsnog, niet wetende dat het incassobureau feitelijk geen poot heeft om op te staan. Bij gedateerde vorderingen is het daarom zaak om te controleren of er geen sprake is van verjaring. 

Consumentenkoop: 2 jaar

Hebt u als consument een product gekocht van een professionele onderneming, dan geldt er een verjaringstermijn van 2 jaar. Na die 2 jaar kan betaling niet meer worden afgedwongen. Hieronder valllen ook rekeningen m.b.t. gas en elektriciteit. Diensten (zoals van een tandarts of loodgieter) vallen niet onder consumentenkoop.

Diensten: 5 jaar

Gaat het niet om een consumentenkoop, maar om geleverde diensten, dan geldt er een verjaringstermijn van 5 jaar. 

Let op: het verjaren van de betalingsplicht kan door de schuldeiser doorbroken worden doordat hij schriftelijk aanspraak maakt op betaling (zoals een betalingsherinnering of aanmaning). Dit wordt ‘stuiting’ van de verjaring genoemd. Door stuiting van de verjaring, begint een nieuwe verjaringstermijn te lopen op de dag volgend op de stuiting. Deze nieuwe termijn is gelijk aan de oorspronkelijke verjaringstermijn, maar niet langer dan vijf jaar. Hiervoor is dan wel vereist dat de schuldeiser kan bewijzen dat deze stuitingsbrieven binnen de verjaringstermijn verstuurd zijn, bijvoorbeeld door een aangetekende brief. 

Ingevolge art. 3:317, lid 1 BW kan verjaring van een rechtsvordering worden gestuit door een ‘schriftelijke aanmaning’ of ‘een schriftelijke mededeling waarin de schuldeiser zich ondubbelzinnig zijn recht op nakoming voorbehoudt’. De gedachte achter de ‘mededeling’ in dit artikel is dat het niet altijd wenselijk is (de parlementaire geschiedenis noemt de situatie waarin partijen met elkaar in onderhandeling zijn) om een wederpartij schriftelijk aan te manen. Het is daarom ook toegestaan om in plaats van het sturen van een aanmaning schriftelijk mede te delen dat alle rechten op nakoming worden voorbehouden. Het voorbehouden van een recht op nakoming dient uitdrukkelijk te geschieden. De Hoge Raad heeft bepaald dat moet gaan om ‘een voldoende duidelijke waarschuwing aan de schuldenaar dat hij er ook na het verstrijken van de verjaringstermijn rekening mee moet houden dat hij de beschikking houdt over zijn gegevens en bewijsmateriaal, opdat hij zich tegen een dan mogelijkerwijs alsnog ingestelde rechtsvordering behoorlijk kan verweren’ (HR 14 februari 1997, NJ 1997, 244).

Indien u van mening bent dat er sprake is van verjaring, moet zelf uitdrukkelijk een beroep doen op deze verjaring bij de schuldeiser. De civiele rechter toetst niet ambtshalve of de vordering verjaard is! Bericht de schuldeiser dat de vordering naar uw mening verjaard is. Voor een verjaarde vordering kunnen uiteraard geen incassokosten meer in rekening worden gebracht.